Concours EPSO d'archivistes AST/158/26 : 298 places expliquées

L'UE recrute des archivistes au grade AST 3

EPSO a publié l'avis de concours EPSO/AST/158/26 au Journal officiel le 6 octobre 2026 (C/2026/4963). Il recrute des assistants au grade AST 3 dans trois domaines, et le domaine 3 — Gestion des documents d'activité et des archives — vise 298 lauréats. Les deux autres domaines sont le traitement des données, l'analyse des données et les statistiques (423) et la bibliothéconomie et les sciences de l'information (243). Vous ne pouvez postuler que dans un seul des trois.

Les candidatures sont closes le 11 novembre 2026 à 12 h 00 (midi), heure de Bruxelles, sur la page du concours d'EPSO. À la même échéance, vous devez télécharger une copie scannée d'une carte d'identité ou d'un passeport en cours de validité ; toutes les autres pièces justificatives sont à télécharger au plus tard le 11 mars 2027 à 12 h 00.

L'intitulé qu'EPSO donne à l'ensemble de la procédure — un concours « dans le domaine de la gestion des données » — cache que ce domaine relève du métier classique des documents d'activité et des archives. Ce guide explique qui peut candidater, comment les tests sont notés et sur quoi s'appuie le test de type QCM relatif au domaine.

Qui peut candidater

Les conditions générales sont celles que l'on retrouve partout : être ressortissant d'un État membre de l'UE et jouir de tous ses droits civiques, être en position régulière au regard des lois applicables en matière militaire, et offrir les garanties de moralité requises pour les fonctions envisagées. Viennent ensuite deux voies, toutes deux appréciées à la date de clôture :

1. Des études universitaires d'au moins deux ans dans l'un des domaines énumérés, sanctionnées par un diplôme, plus au moins trois ans d'expérience professionnelle pertinente acquise après ce diplôme. Cette exigence est également remplie par un diplôme dans l'un des domaines énumérés obtenu après une licence dans n'importe quel domaine — un certificat de troisième cycle, un master, un doctorat —, quelle que soit la durée des études.
2. L'enseignement secondaire donnant accès à l'enseignement supérieur, plus au moins six ans d'expérience professionnelle pertinente après le diplôme.

Les domaines énumérés pour le domaine 3 sont l'archivistique et/ou la gestion des documents d'activité ; la science ou la gestion de l'information/de la documentation ; les sciences humaines numériques ; l'histoire ; le patrimoine culturel et/ou numérique. Les études commerciales, administratives ou organisationnelles, le droit, la linguistique ou la littérature, les relations internationales et les sciences sociales comptent aussi — mais seulement si les études comportaient une spécialisation dans l'un des cinq premiers domaines.

L'expérience n'est pertinente que si elle correspond aux tâches du domaine 3 de l'annexe II. Les dispositions générales la comptabilisent ensuite au prorata : si plus de 75 % des tâches sont pertinentes, la période entière compte ; plus de 50 % et jusqu'à 75 %, elle compte pour 75 % ; de 25 à 50 %, pour 50 % ; en dessous de 25 %, elle ne compte pas. Un doctorat obtenu peut compter jusqu'à trois ans. Décrivez vos tâches dans l'acte de candidature en gardant cette échelle à l'esprit.

Pour le détail complet de l'admissibilité à EPSO, consultez notre guide des conditions d'admission.

Les tests — et le seul qui vous classe

Trois conséquences découlent de l'avis.

Le QCM de domaine est tout le concours. Les candidats qui le réussissent sont classés par ordre décroissant de leur note. L'EUFTE n'est noté, et l'admissibilité vérifiée, que pour le haut de ce classement — en principe pas plus de 1,5 fois le nombre de places visé. Pour le domaine 3, cela représente environ 447 candidats (1,5 × 298), davantage seulement si les ex æquo au seuil l'exigent. Tous les autres s'arrêtent au QCM, même si leur texte aurait été excellent.

Il se passe dans votre langue 2. L'avis exige le niveau C1 dans l'une des 24 langues officielles de l'UE et le niveau B2 dans une autre. Les tests de raisonnement se déroulent en langue 1 ; le QCM de domaine et l'EUFTE, tous deux en langue 2. Si vous hésitez entre deux langues pour la langue 2, choisissez celle dans laquelle vous lisez le plus vite la terminologie archivistique.

Vous avez 80 secondes par question. Quarante minutes pour trente questions. Une question qui vous oblige à vous rappeler laquelle de deux règles voisines s'applique ne laisse pas le temps de raisonner à partir de zéro : les définitions doivent être prêtes.

Nos guides sur le QCM de domaine et sur l'EUFTE détaillent les formats ; pour les tests de raisonnement, commencez par le raisonnement verbal.

Sur quoi s'appuie le QCM de domaine

L'avis ne publie pas de bibliographie. Il publie douze tâches types et les introduit par une phrase qui compte : les tâches sont menées « conformément aux normes internationales pertinentes ainsi qu'aux règles et procédures internes et sous la supervision des administrateurs responsables ». Cela renvoie à deux ensembles de textes : les règles propres à l'UE et les normes internationales sur lesquelles ces règles reposent. Ce qui suit associe les tâches aux textes qui les définissent ; il s'agit de conseils de préparation, et non du texte de l'avis.

Politique, instruments de contrôle et cycle de vie des documents d'activité (tâches 1 à 4)

Le cadre de la Commission est la décision (UE) 2021/2121 de la Commission du 6 juillet 2020 concernant la gestion des documents d'activité et les archives, avec ses règles d'application (SEC(2020) 800). Apprenez ses définitions avec précision, car l'article 3 distingue des termes que les candidats emploient à la légère :

• un document d'activité est constitué d'informations reçues et créées sous la forme d'un document, d'un ensemble de données ou sous une autre forme, « capturées dans un espace de stockage officiel et gérées et préservées comme preuve et bien » ;
• un dossier est un ensemble de documents d'activité organisés en fonction des activités de la Commission ;
• la capture est l'insertion d'un document dans un espace de stockage électronique officiel, par la combinaison d'un identifiant unique et de métadonnées.

Les règles d'application décrivent la capture comme un processus en deux étapes menées en même temps : enregistrer les métadonnées du document d'activité dans le système de gestion des documents d'activité, et lier le document d'activité à ces métadonnées de manière permanente et non modifiable.

La conservation est fixée par des instruments réglementaires tels que la liste commune de conservation (article 15). La liste en vigueur, annexée à SEC(2025) 600, attribue à chaque type de dossier une durée de conservation administrative et une action ultérieure : EL (élimination), SAM/SEL (échantillonnage et/ou sélection) ou THA (transfert aux archives historiques), suivie le cas échéant d'un deuxième tri ou de PP (conservation permanente). La tâche 4 — évaluer les processus métier pour décider de ce qui est capturé et pendant combien de temps — correspond, en pratique, à cette liste.

Préservation et systèmes informatiques (tâches 3 et 5)

Les questions de préservation numérique reposent sur le modèle de référence OAIS (CCSDS 650.0-M-2). Deux points sont à connaître par cœur :

• les trois paquets d'informations : SIP (de versement), AIP (d'archivage) et DIP (de diffusion) ;
• les six entités fonctionnelles : Ingest, Archival Storage, Data Management, Administration, Preservation Planning et Access.

Les spécifications E-ARK (CSIP, SIP, AIP, DIP) utilisent METS pour structurer les paquets d'informations conformes à OAIS. Pour les métadonnées de préservation, PREMIS 3.0 construit son modèle de données sur Object, Event, Agent et Rights Statement — et le changement de la version 3 qui piège les candidats : l'Intellectual Entity est désormais une catégorie d'Object, aux côtés de Representation, File et Bitstream. MoReq2010 couvre les exigences fonctionnelles des systèmes de gestion des documents d'activité, domaine où se situe la tâche 5 (exigences techniques, tests, migrations).

Description archivistique (tâche 6)

Décrire les archives sélectionnées pour être conservées de manière permanente, c'est appliquer ISAD(G), seconde édition. Sa structure est examinable :

• 26 éléments répartis en sept zones : zone d'identification, du contexte, du contenu et de la structure, des conditions d'accès et d'utilisation, des sources complémentaires, des notes et du contrôle de la description ;
• une courte liste d'éléments jugés essentiels pour l'échange international : cote, intitulé, producteur, dates, importance matérielle de l'unité de description et niveau de description ;
• quatre règles de description à plusieurs niveaux : description du général au particulier ; information pertinente au niveau de description ; liaison des descriptions ; non-répétition de l'information.

ISAD(G) s'accompagne d'ISAAR(CPF) pour les notices d'autorité relatives aux collectivités, personnes et familles, d'ISDF pour les fonctions et d'ISDIAH pour les institutions de conservation d'archives. Le modèle conceptuel Records in Contexts (RiC-CM) de l'ICA affirme qu'il remplace ces quatre normes par une seule norme générale.

Sécurité, accès et demandes (tâches 7 à 9)

Les informations classifiées relèvent de la décision (UE, Euratom) 2015/444 de la Commission. Les quatre niveaux, du plus élevé au plus bas : TRES SECRET UE/EU TOP SECRET, SECRET UE/EU SECRET, CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL, RESTREINT UE/EU RESTRICTED. La décision sur les documents d'activité ajoute une règle qui relie les deux univers : les informations classifiées CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ou d'un niveau supérieur ne sont pas transférées au service des archives historiques de la Commission (article 15, paragraphe 3).

L'accès du public aux documents relève du règlement (CE) n° 1049/2001. La procédure repose sur quinze jours ouvrables : l'institution répond à une demande initiale dans un délai de 15 jours ouvrables à compter de l'enregistrement ; après un refus, le demandeur peut présenter une demande confirmative dans les 15 jours ouvrables ; l'institution y répond dans les 15 jours ouvrables. À titre exceptionnel — un document très long, un très grand nombre de documents —, le délai peut être prolongé de 15 jours ouvrables, moyennant information préalable du demandeur et motivation circonstanciée.

Les archives historiques relèvent du règlement (CEE, Euratom) n° 354/83 du Conseil : chaque institution ouvre ses archives historiques au public à l'expiration d'un délai de 30 ans à compter de la création du document. La Commission dépose les archives ouvertes au public aux archives historiques de l'Union européenne à l'Institut universitaire européen de Florence, qui constituent le principal point d'accès (décision 2021/2121, articles 16 et 18).

Conseil, formation et sensibilisation (tâches 10 à 12)

Ces tâches tiennent moins à un texte précis qu'à la connaissance du cadre, assez poussée pour pouvoir l'expliquer : les définitions ci-dessus, qui est responsable de quoi, et pourquoi la gestion des documents d'activité protège l'institution — la décision sur les documents d'activité s'ouvre en les présentant comme faisant partie des biens de la Commission, comme preuve des mesures prises et comme moyen de préserver sa mémoire.

Cinq paires qui se ressemblent

1. Deux règles de trente ans. Les archives historiques s'ouvrent après 30 ans (règlement 354/83, article 1). Séparément, en vertu du règlement 1049/2001, une exception d'accès peut s'appliquer pendant au maximum 30 ans — une protection plus longue restant possible pour la vie privée, les intérêts commerciaux et les documents sensibles (article 4, paragraphe 7).
2. Document, document d'activité, dossier. Un document devient un document d'activité lorsqu'il est capturé dans un espace de stockage officiel ; un dossier est un ensemble de documents d'activité. Une question qui les intervertit teste l'article 3 de la décision sur les documents d'activité.
3. SIP, AIP, DIP. Le SIP entre, l'AIP est conservé, le DIP sort. L'AIP est le paquet que le service d'archives préserve.
4. Intellectual Entity dans PREMIS. Ce n'est plus une entité autonome de premier niveau : depuis PREMIS 3.0, c'est une catégorie d'Object.
5. Classifié contre historique. L'interdiction de transfert de l'article 15, paragraphe 3, de la décision sur les documents d'activité commence à CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ; RESTREINT UE/EU RESTRICTED n'est pas concerné.

Comment vous préparer d'ici les tests

• Lisez d'abord l'annexe II, puis les textes qui se cachent derrière chaque tâche. Douze tâches, un ou deux textes de base pour chacune.
• Apprenez les définitions mot pour mot. À 80 secondes par question, reconnaître vaut mieux que reconstruire.
• Entraînez-vous dans votre langue 2. Lisez la décision sur les documents d'activité et le règlement 1049/2001 dans la langue du test ; EUR-Lex propose chaque acte dans toutes les langues officielles.
• Ne négligez pas les filtres. Un échec à un test de raisonnement met fin au concours avant que votre QCM de domaine ne soit noté. Les tests de raisonnement numérique et abstrait partagent une note minimale combinée : une bonne note à l'abstrait peut donc compenser une note plus faible au numérique.
• Consultez votre compte candidat EPSO au moins tous les trois jours calendaires, comme l'exigent les dispositions générales, et gardez valide votre adresse électronique EU Login jusqu'à la publication de la liste de réserve.

Si, le jour du test, une question du QCM vous paraît erronée, vous avez 3 jours calendaires à compter du lendemain du test pour introduire une réclamation via votre compte candidat ; aucune demande de réexamen n'est possible pour les résultats des tests de type QCM.

Le même avis couvre deux domaines voisins : traitement des données, analyse des données et statistiques et bibliothéconomie et sciences de l'information. Pour comparer les grades AST et AD, consultez notre guide des concours AST.

Sources

• Avis de concours EPSO/AST/158/26 — JO C/2026/4963, 6.10.2026
• Page du concours d'EPSO
• Décision (UE) 2021/2121 de la Commission concernant la gestion des documents d'activité et les archives
• Règlement (CE) n° 1049/2001 relatif à l'accès du public aux documents
• Règlement (CEE, Euratom) n° 354/83 concernant les archives historiques
• Décision (UE, Euratom) 2015/444 de la Commission concernant les informations classifiées de l'UE
• Modèle de référence OAIS, CCSDS 650.0-M-2
• ICA — ISAD(G), seconde édition

Tout ce qui concerne l'admission, les tests, la notation et les échéances est cité de l'avis de concours. L'association des tâches avec les textes juridiques et les normes relève de nos conseils de préparation.