EPSO-Auswahlverfahren Archiv AST/158/26: 298 Plätze erklärt

Die EU sucht Archivkräfte in der Besoldungsgruppe AST 3

EPSO hat die Bekanntmachung des Auswahlverfahrens EPSO/AST/158/26 am 6. Oktober 2026 im Amtsblatt veröffentlicht (C/2026/4963). Gesucht werden Assistenten der Besoldungsgruppe AST 3 in drei Fachgebieten, und das Fachgebiet 3 — Schriftgut- und Archivverwaltung — hat 298 Plätze. Die beiden anderen Fachgebiete sind Datenverarbeitung, Datenanalyse und Statistik (423) sowie Bibliothekswesen und Informationswissenschaft (243). Sie können sich nur für eines der drei bewerben.

Bewerbungsschluss ist der 11. November 2026 um 12.00 Uhr (mittags) Brüsseler Ortszeit, über die EPSO-Seite zum Auswahlverfahren. Bis zur selben Frist müssen Sie eine gescannte Kopie eines gültigen Personalausweises oder Reisepasses hochladen; alle anderen Belege sind bis zum 11. März 2027 um 12.00 Uhr hochzuladen.

Der Titel, den EPSO dem ganzen Verfahren gibt — ein Auswahlverfahren „im Bereich Datenverwaltung“ —, verdeckt, dass dieses Fachgebiet klassische Schriftgut- und Archivarbeit ist. Dieser Leitfaden erklärt, wer sich bewerben kann, wie die Prüfungen bewertet werden und worauf der fachbezogene Multiple-Choice-Test aufbaut.

Wer sich bewerben kann

Die allgemeinen Bedingungen sind die üblichen: Sie müssen die Staatsbürgerschaft eines EU-Mitgliedstaats besitzen und im Besitz aller bürgerlichen Ehrenrechte sein, Ihren Wehrpflichten nachgekommen sein und den sittlichen Anforderungen der Tätigkeit genügen. Dazu zwei Wege, beide zum Bewerbungsschluss geprüft:

1. Eine abgeschlossene, mindestens zweijährige postsekundäre Ausbildung in einem der genannten Bereiche, durch einen Abschluss belegt, plus mindestens drei Jahre einschlägige Berufserfahrung, die nach diesem Abschluss erworben wurde. Die Anforderung gilt auch als erfüllt, wenn Sie nach einem Bachelor-Studium in einem beliebigen Fachgebiet einen Abschluss in einem der genannten Bereiche erworben haben — ein Postgraduiertenzertifikat, einen Master, einen Doktortitel —, unabhängig von der Studiendauer.
2. Sekundarschulbildung, die zum Besuch einer postsekundären Bildungsstätte berechtigt, plus mindestens sechs Jahre einschlägige Berufserfahrung nach dem Abschluss.

Die für das Fachgebiet 3 genannten Bereiche sind Archivwissenschaft und/oder Schriftgutverwaltung; Informations-/Dokumentationswissenschaft oder -verwaltung; Digitale Geisteswissenschaften; Geschichte; Kulturerbe und/oder Digitales Kulturerbe. Ebenfalls zählen Betriebswirtschaftslehre oder Organisationswissenschaft, Rechtswissenschaft, Linguistik oder Literaturwissenschaft, Internationale Beziehungen und Sozialwissenschaften — aber nur, wenn im Studium eine Spezialisierung auf einen der ersten fünf Bereiche erfolgt ist.

Berufserfahrung ist nur dann einschlägig, wenn sie den Aufgaben des Fachgebiets 3 in Anhang II entspricht. Die Allgemeinen Vorschriften rechnen sie dann anteilig an: Sind mehr als 75 % der Aufgaben einschlägig, gilt der gesamte Zeitraum; bei mehr als 50 % bis 75 % werden 75 % angerechnet; bei 25–50 % werden 50 % angerechnet; unter 25 % zählt der Zeitraum nicht. Ein abgeschlossenes Promotionsstudium kann mit bis zu drei Jahren zählen. Beschreiben Sie Ihre Aufgaben in der Bewerbung mit Blick auf diese Staffelung.

Alle Einzelheiten zur EPSO-Zulassung finden Sie in unserem Leitfaden zu den Zulassungsbedingungen.

Die Prüfungen — und die einzige, die Ihren Rang bestimmt

Aus der Bekanntmachung folgen drei Konsequenzen.

Der fachbezogene Multiple-Choice-Test ist der ganze Wettbewerb. Wer ihn besteht, wird nach Punktzahl absteigend gereiht. Der EUFTE wird nur für die Spitze dieser Rangfolge bewertet, und nur dort wird auch die Zulassungsberechtigung geprüft — grundsätzlich für höchstens das 1,5-Fache der gesuchten Plätze. Im Fachgebiet 3 sind das rund 447 Personen (1,5 × 298), mehr nur, wenn Personen mit gleicher Punktzahl an der Grenze es erforderlich machen. Alle anderen scheiden nach dem Multiple-Choice-Test aus, so gut ihr Aufsatz auch gewesen wäre.

Er findet in Ihrer Sprache 2 statt. Die Bekanntmachung verlangt Niveau C1 in einer der 24 EU-Amtssprachen und Niveau B2 in einer anderen. Die Tests zum logischen Denken laufen in Sprache 1; der fachbezogene Multiple-Choice-Test und der EUFTE finden beide in Sprache 2 statt. Wenn Sie für die Sprache 2 zwischen zwei Sprachen wählen, nehmen Sie die, in der Sie archivische Fachbegriffe am schnellsten lesen.

Sie haben 80 Sekunden pro Frage. Vierzig Minuten für dreißig Fragen. Eine Frage, bei der Sie sich erinnern müssen, welche von zwei ähnlichen Regeln gilt, lässt keine Zeit, die Antwort von Grund auf herzuleiten; die Definitionen müssen sitzen.

Unsere Leitfäden zum fachbezogenen Multiple-Choice-Test und zum EUFTE behandeln die Formate im Detail; für die Tests zum logischen Denken beginnen Sie mit dem sprachlogischen Denken.

Worauf der fachbezogene Multiple-Choice-Test aufbaut

Die Bekanntmachung veröffentlicht keine Literaturliste. Sie veröffentlicht zwölf typische Aufgaben und leitet sie mit einem Satz ein, der zählt: Die Aufgaben werden „im Einklang mit den einschlägigen internationalen Standards sowie den internen Vorschriften und Verfahren und unter der Leitung von Personal der Funktionsgruppe Administration“ ausgeführt. Das verweist auf zwei Stoffgebiete — die EU-eigenen Vorschriften und die internationalen Standards, auf denen diese Vorschriften beruhen. Das Folgende ordnet die Aufgaben den Texten zu, die sie definieren; es ist Vorbereitungshilfe, kein Text der Bekanntmachung.

Strategien, Strukturen und Lebenszyklus des Schriftguts (Aufgaben 1–4)

Der Rahmen der Kommission ist der Beschluss (EU) 2021/2121 der Kommission vom 6. Juli 2020 über die Schriftgutverwaltung und Archive mit seinen Durchführungsbestimmungen (SEC(2020) 800). Lernen Sie seine Begriffsbestimmungen genau, denn Artikel 3 trennt Begriffe, die Bewerber gern durcheinanderbringen:

• Schriftgut sind Informationen, die in Form eines Dokuments, einer Datensammlung oder in anderer Form empfangen und erstellt wurden und „in einem amtlichen Archiv erfasst und als Nachweise und Vermögenswerte verwaltet und aufbewahrt werden“;
• eine Akte ist eine Zusammenstellung von Schriftgut, das in Übereinstimmung mit den Tätigkeiten der Kommission organisiert ist;
• die Erfassung ist die Aufnahme eines Dokuments in ein amtliches elektronisches Archiv mittels einer eindeutigen Kennung und Metadaten.

Die Durchführungsbestimmungen beschreiben die Erfassung als zweistufigen Vorgang, der gleichzeitig erfolgt: die Metadaten des Schriftguts im Schriftgutverwaltungssystem speichern und das Schriftgut dauerhaft und unveränderlich mit diesen Metadaten verknüpfen.

Die Aufbewahrung wird durch rechtliche Instrumente wie die gemeinsame Aufbewahrungsliste (Artikel 15) festgelegt. Die geltende Liste, als Anhang zu SEC(2025) 600, weist jedem Aktentyp eine administrative Aufbewahrungsfrist und eine anschließende Maßnahme zu: EL (Vernichtung), SAM/SEL (Stichprobenziehung und/oder Auswahl) oder THA (Überführung in das Historische Archiv), gegebenenfalls gefolgt von einer zweiten Überprüfung oder von PP (dauerhafte Aufbewahrung). Aufgabe 4 — interne Abläufe daraufhin zu bewerten, was erfasst wird und wie lange es aufbewahrt wird — ist in der Praxis genau diese Liste.

Aufbewahrung und IT-Systeme (Aufgaben 3 und 5)

Fragen zur digitalen Langzeitarchivierung beruhen auf dem Referenzmodell OAIS (CCSDS 650.0-M-2). Zwei Dinge sollten Sie auswendig wissen:

• die drei Informationspakete: SIP (Übernahme), AIP (Archivierung) und DIP (Auslieferung);
• die sechs Funktionseinheiten: Ingest, Archival Storage, Data Management, Administration, Preservation Planning und Access.

Die E-ARK-Spezifikationen (CSIP, SIP, AIP, DIP) verwenden METS, um OAIS-konforme Informationspakete zu strukturieren. Für Metadaten zur Langzeitarchivierung baut PREMIS 3.0 sein Datenmodell auf Object, Event, Agent und Rights Statement auf — und die Änderung in Version 3, die viele aufs Glatteis führt: Die Intellectual Entity ist jetzt eine Kategorie von Object, neben Representation, File und Bitstream. MoReq2010 deckt die funktionalen Anforderungen an Schriftgutsysteme ab; dort liegt Aufgabe 5 (technische Anforderungen, Tests, Migrationen).

Archivische Erschließung (Aufgabe 6)

Die Beschreibung von Archivgut, das zur dauerhaften Aufbewahrung ausgewählt wurde, folgt ISAD(G), zweite Ausgabe. Seine Struktur ist prüfungsrelevant:

• 26 Elemente in sieben Bereichen: Identifikation, Kontext, Inhalt und innere Ordnung, Zugangs- und Benutzungsbedingungen, sachverwandte Unterlagen, Anmerkungen und Kontrolle der Beschreibung;
• eine kurze Liste von Elementen, die für den internationalen Austausch als unerlässlich gelten: Signatur, Titel, Provenienzstelle, Laufzeit, Umfang der Verzeichnungseinheit und Verzeichnungsstufe;
• vier Regeln der mehrstufigen Verzeichnung: Beschreibung vom Allgemeinen zum Besonderen; Angaben, die für die jeweilige Verzeichnungsstufe relevant sind; Verknüpfung der Beschreibungen; Vermeidung von Wiederholungen.

ISAD(G) steht neben ISAAR(CPF) für Normdatensätze zu Körperschaften, Personen und Familien, ISDF für Funktionen und ISDIAH für Einrichtungen mit Archivbeständen. Das konzeptionelle Modell Records in Contexts (RiC-CM) des ICA erklärt, diese vier Standards durch einen einzigen übergreifenden Standard zu ersetzen.

Sicherheit, Zugang und Anfragen (Aufgaben 7–9)

Verschlusssachen unterliegen dem Beschluss (EU, Euratom) 2015/444 der Kommission. Die vier Geheimhaltungsgrade, vom höchsten zum niedrigsten: TRES SECRET UE/EU TOP SECRET, SECRET UE/EU SECRET, CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL, RESTREINT UE/EU RESTRICTED. Der Beschluss über das Schriftgut ergänzt eine Regel, die beide Welten verbindet: EU-Verschlusssachen ab CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL aufwärts werden nicht überführt in das Historische Archiv der Kommission (Artikel 15 Absatz 3).

Der Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten richtet sich nach der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001. Das Verfahren arbeitet durchgehend mit Fristen von fünfzehn Arbeitstagen: Das Organ beantwortet einen Erstantrag binnen 15 Arbeitstagen nach Registrierung; nach einer Ablehnung kann die antragstellende Person binnen 15 Arbeitstagen einen Zweitantrag stellen; das Organ beantwortet diesen binnen 15 Arbeitstagen. In Ausnahmefällen — ein sehr umfangreiches Dokument, eine sehr große Zahl von Dokumenten — kann die Frist um 15 Arbeitstage verlängert werden, sofern die antragstellende Person vorab informiert wird und eine ausführliche Begründung erhält.

Die historischen Archive unterliegen der Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 354/83 des Rates: Jedes Organ macht seine historischen Archive nach Ablauf von 30 Jahren ab der Entstehung des Dokuments der Öffentlichkeit zugänglich. Die Kommission hinterlegt die der Öffentlichkeit zugänglichen Archive beim Historischen Archiv der Europäischen Union am Europäischen Hochschulinstitut in Florenz, das die Hauptzugangsstelle ist (Beschluss 2021/2121, Artikel 16 und 18).

Beratung, Schulung und Öffentlichkeitsarbeit (Aufgaben 10–12)

Bei diesen Aufgaben geht es weniger um einen einzelnen Text als darum, den Rahmen so gut zu kennen, dass man ihn erklären kann: die obigen Begriffsbestimmungen, wer wofür zuständig ist und warum Schriftgutverwaltung die Institution schützt — der Beschluss über das Schriftgut beginnt damit, es als Teil des Vermögens der Kommission, als Nachweis für ergriffene Maßnahmen und als Mittel zur Bewahrung ihres Andenkens zu beschreiben.

Fünf Paare, die sich zum Verwechseln ähneln

1. Zwei Dreißigjahresregeln. Historische Archive werden nach 30 Jahren geöffnet (Verordnung 354/83, Artikel 1). Davon getrennt gilt nach der Verordnung 1049/2001 eine Zugangsausnahme höchstens 30 Jahre — wobei für Privatsphäre, geschäftliche Interessen und sensible Dokumente ein längerer Schutz möglich bleibt (Artikel 4 Absatz 7).
2. Dokument, Schriftgut, Akte. Ein Dokument wird zu Schriftgut, wenn es in einem amtlichen Archiv erfasst wird; eine Akte ist eine Zusammenstellung von Schriftgut. Eine Frage, die diese Begriffe vertauscht, prüft Artikel 3 des Beschlusses über das Schriftgut.
3. SIP, AIP, DIP. Das SIP kommt hinein, das AIP wird gespeichert, das DIP geht hinaus. Das AIP ist das Paket, das das Archiv bewahrt.
4. Intellectual Entity in PREMIS. Keine eigenständige Entität der obersten Ebene mehr: Seit PREMIS 3.0 ist sie eine Kategorie von Object.
5. Verschlusssache gegenüber historischem Archiv. Das Überführungsverbot in Artikel 15 Absatz 3 des Beschlusses über das Schriftgut beginnt bei CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL; RESTREINT UE/EU RESTRICTED wird davon nicht erfasst.

So bereiten Sie sich bis zu den Prüfungen vor

• Lesen Sie zuerst Anhang II, dann die Texte hinter jeder Aufgabe. Zwölf Aufgaben, je ein bis zwei Kerntexte.
• Lernen Sie die Begriffsbestimmungen wörtlich. Bei 80 Sekunden pro Frage ist Wiedererkennen besser als Rekonstruieren.
• Üben Sie in Ihrer Sprache 2. Lesen Sie den Beschluss über das Schriftgut und die Verordnung 1049/2001 in der Sprache, in der Sie getestet werden; EUR-Lex bietet jeden Rechtsakt in allen Amtssprachen.
• Vernachlässigen Sie die Hürden nicht. Wer bei einem Test zum logischen Denken durchfällt, scheidet aus dem Auswahlverfahren aus, bevor der Fachtest bewertet wird. Die Tests zum Zahlenverständnis und zum abstrakten Denken haben eine gemeinsame Mindestpunktzahl, sodass ein starkes Ergebnis beim abstrakten Denken ein schwächeres beim Zahlenverständnis auffangen kann.
• Rufen Sie Ihr EPSO-Bewerberkonto mindestens alle drei Kalendertage ab, wie es die Allgemeinen Vorschriften verlangen, und halten Sie Ihre EU-Login-E-Mail-Adresse bis zur Veröffentlichung der Reserveliste gültig.

Wenn Ihnen am Prüfungstag eine Frage des Multiple-Choice-Tests fehlerhaft erscheint, haben Sie 3 Kalendertage ab dem Tag nach der Prüfung, um über Ihr Bewerberkonto Beschwerde einzureichen; die Überprüfung der Ergebnisse der Multiple-Choice-Tests kann nicht beantragt werden.

Dieselbe Bekanntmachung deckt zwei verwandte Fachgebiete ab: Datenverarbeitung, Datenanalyse und Statistik sowie Bibliothekswesen und Informationswissenschaft. Wie sich AST- und AD-Besoldungsgruppen unterscheiden, lesen Sie in unserem Leitfaden zu den AST-Auswahlverfahren.

Quellen

• Bekanntmachung des Auswahlverfahrens EPSO/AST/158/26 — ABl. C/2026/4963, 6.10.2026
• EPSO-Seite zum Auswahlverfahren
• Beschluss (EU) 2021/2121 der Kommission über die Schriftgutverwaltung und Archive
• Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten
• Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 354/83 über die historischen Archive
• Beschluss (EU, Euratom) 2015/444 der Kommission über EU-Verschlusssachen
• Referenzmodell OAIS, CCSDS 650.0-M-2
• ICA — ISAD(G), zweite Ausgabe

Alles zu Zulassung, Prüfungen, Bewertung und Fristen ist der Bekanntmachung des Auswahlverfahrens entnommen. Die Zuordnung von Aufgaben zu Rechtstexten und Standards ist unsere Vorbereitungshilfe.