Concorso EPSO per archivisti AST/158/26: 298 posti spiegati

L'UE assume archivisti al grado AST 3

L'EPSO ha pubblicato il bando di concorso EPSO/AST/158/26 nella Gazzetta ufficiale il 6 ottobre 2026 (C/2026/4963). Assume assistenti al grado AST 3 in tre settori, e il settore 3 — Gestione di atti e archivi — prevede 298 posti. Gli altri due settori sono trattamento dei dati, analisi dei dati e statistiche (423) e biblioteconomia e scienze dell'informazione (243). Ci si può candidare a uno solo dei tre.

Le candidature chiudono l'11 novembre 2026 alle ore 12:00 (mezzogiorno), ora di Bruxelles, sulla pagina del concorso EPSO. Entro la stessa scadenza devi caricare la scansione di una carta d'identità o di un passaporto in corso di validità; tutti gli altri documenti giustificativi vanno caricati entro l'11 marzo 2027 alle ore 12:00.

Il titolo che l'EPSO dà all'intera procedura — un concorso «nel settore della gestione dei dati» — nasconde che questo settore riguarda il lavoro classico sugli atti e sugli archivi. Questa guida spiega chi può candidarsi, come vengono valutate le prove e su che cosa si basa il test a scelta multipla di settore.

Chi può candidarsi

Le condizioni generali sono quelle consuete: avere la cittadinanza di uno Stato membro dell'UE e godere dei diritti civili, essere in regola con gli obblighi militari e offrire le garanzie di moralità richieste per le mansioni. Poi due vie, entrambe valutate alla data di chiusura:

1. Formazione superiore di almeno due anni in uno degli ambiti elencati, attestata da un diploma, più almeno tre anni di esperienza professionale pertinente acquisita dopo quel diploma. Soddisfa il requisito anche un diploma in uno degli ambiti elencati ottenuto dopo una laurea di primo livello in qualsiasi disciplina — un certificato post laurea, un master, un dottorato — indipendentemente dalla durata degli studi.
2. Studi secondari che danno accesso all'istruzione superiore, più almeno sei anni di esperienza professionale pertinente dopo il diploma.

Gli ambiti di studio elencati per il settore 3 sono scienze archivistiche e/o gestione di atti; scienza o gestione delle informazioni / della documentazione; discipline umanistiche digitali; storia; patrimonio culturale e/o digitale. Contano anche gli studi aziendali, dell'amministrazione o dell'organizzazione, il diritto, la linguistica o la letteratura, le relazioni internazionali e le scienze sociali — ma solo se gli studi comprendevano una specializzazione in uno dei primi cinque ambiti.

L'esperienza è pertinente solo se corrisponde alle mansioni del settore 3 dell'allegato II. Le norme generali la computano poi in proporzione: se più del 75 % dei compiti è pertinente, conta l'intero periodo; con oltre il 50 % e fino al 75 % conta il 75 %; con una quota tra il 25 % e il 50 % conta il 50 %; sotto il 25 % non conta. Un dottorato concluso può contare fino a tre anni. Descrivi i tuoi compiti nella candidatura tenendo presente questa scala.

Per il quadro completo dei requisiti di ammissione all'EPSO, vedi la nostra guida ai requisiti di ammissione.

Le prove — e l'unica che ti classifica

Dal bando discendono tre conseguenze.

Il test di settore è tutta la gara. Chi lo supera è classificato in ordine decrescente di punteggio. Il testo EUFTE viene valutato, e l'ammissibilità controllata, solo per i primi della graduatoria — in linea di principio non più di 1,5 volte i posti disponibili. Per il settore 3 sono circa 447 candidati (1,5 × 298), di più solo se i candidati con pari punteggio all'ultimo posto utile lo richiedono. Tutti gli altri si fermano al test a scelta multipla, anche se il loro testo sarebbe stato ottimo.

Si svolge nella tua lingua 2. Il bando richiede il livello C1 in una delle 24 lingue ufficiali dell'UE e il livello B2 in un'altra. I test di ragionamento si svolgono in lingua 1; il test di settore e l'EUFTE si svolgono entrambi in lingua 2. Se devi scegliere tra due lingue per la lingua 2, scegli quella in cui leggi più in fretta la terminologia archivistica.

Hai 80 secondi a domanda. Quaranta minuti per trenta domande. Una domanda in cui devi ricordare quale di due regole simili si applica non lascia il tempo di ragionare da zero: le definizioni devono essere già pronte.

Le nostre guide al test a scelta multipla di settore e all'EUFTE illustrano i formati nel dettaglio; per i test di ragionamento, parti dal ragionamento verbale.

Su che cosa si basa il test di settore

Il bando non pubblica una bibliografia. Pubblica dodici mansioni tipiche e le introduce con una frase che conta: le mansioni sono svolte «in linea con le pertinenti norme internazionali nonché con le norme e procedure interne e sotto la supervisione degli amministratori responsabili». Il rinvio è a due insiemi di fonti: le regole proprie dell'UE e gli standard internazionali su cui quelle regole si fondano. Quanto segue collega le mansioni ai testi che le definiscono; è un'indicazione per la preparazione, non un testo del bando.

Politiche, controlli e ciclo di vita degli atti (mansioni 1-4)

Il quadro della Commissione è la decisione (UE) 2021/2121 della Commissione, del 6 luglio 2020, riguardante la gestione degli atti e gli archivi, con le sue norme di attuazione (SEC(2020) 800). Impara bene le sue definizioni, perché l'articolo 3 distingue termini che i candidati usano in modo approssimativo:

• un atto è costituito da informazioni ricevute o create nella forma di documento, raccolta di dati o altra forma, «acquisite in un repositorio ufficiale e gestite e mantenute come prova e come risorsa»;
• un fascicolo è un insieme di atti organizzati in linea con le attività della Commissione;
• l'acquisizione è l'inserimento di un documento in un repositorio elettronico ufficiale combinando un identificativo univoco e metadati.

Le norme di attuazione descrivono l'acquisizione come un processo in due fasi eseguite contemporaneamente: salvare i metadati dell'atto nel sistema di gestione degli atti e collegare l'atto a quei metadati in modo permanente e non modificabile.

La conservazione è fissata da strumenti regolamentari come l'elenco comune di conservazione (articolo 15). L'elenco in vigore, allegato a SEC(2025) 600, assegna a ogni tipo di fascicolo un periodo di conservazione amministrativa e un'azione successiva: EL (eliminazione), SAM/SEL (campionamento e/o selezione) o THA (trasferimento agli archivi storici), seguita se del caso da un secondo esame o da PP (conservazione permanente). La mansione 4 — valutare i processi aziendali per decidere che cosa acquisire e per quanto tempo conservarlo — è in pratica questo elenco.

Conservazione e sistemi informatici (mansioni 3 e 5)

Le domande sulla conservazione digitale poggiano sul modello di riferimento OAIS (CCSDS 650.0-M-2). Due cose vanno conosciute a memoria:

• i tre pacchetti informativi: SIP (di versamento), AIP (di archiviazione) e DIP (di distribuzione);
• le sei entità funzionali: Ingest, Archival Storage, Data Management, Administration, Preservation Planning e Access.

Le specifiche E-ARK (CSIP, SIP, AIP, DIP) usano METS per strutturare i pacchetti informativi conformi a OAIS. Per i metadati di conservazione, PREMIS 3.0 costruisce il proprio modello di dati su Object, Event, Agent e Rights Statement — e la novità della versione 3 su cui molti inciampano: l'Intellectual Entity è ora una categoria di Object, accanto a Representation, File e Bitstream. MoReq2010 copre i requisiti funzionali dei sistemi di gestione degli atti, ambito in cui rientra la mansione 5 (requisiti tecnici, collaudo, migrazioni).

Descrizione archivistica (mansione 6)

Descrivere gli archivi selezionati per la conservazione permanente significa applicare ISAD(G), seconda edizione. La sua struttura è oggetto d'esame:

• 26 elementi in sette aree: area dell'identificazione, del contesto, del contenuto e della struttura, delle condizioni di accesso e utilizzazione, della documentazione collegata, delle note e del controllo della descrizione;
• un breve elenco di elementi ritenuti essenziali per lo scambio internazionale: codice di riferimento, titolo, produttore, date, consistenza dell'unità di descrizione e livello di descrizione;
• quattro regole della descrizione multilivello: descrizione dal generale al particolare; informazioni pertinenti al livello di descrizione; collegamento delle descrizioni; non ripetizione delle informazioni.

ISAD(G) si affianca a ISAAR(CPF) per i record di autorità su enti, persone e famiglie, a ISDF per le funzioni e a ISDIAH per le istituzioni che conservano archivi. Il modello concettuale Records in Contexts (RiC-CM) dell'ICA dichiara di sostituire questi quattro standard con un unico standard onnicomprensivo.

Sicurezza, accesso e richieste (mansioni 7-9)

Le informazioni classificate sono disciplinate dalla decisione (UE, Euratom) 2015/444 della Commissione. I quattro livelli, dal più alto al più basso: TRES SECRET UE/EU TOP SECRET, SECRET UE/EU SECRET, CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL, RESTREINT UE/EU RESTRICTED. La decisione sugli atti aggiunge una regola che collega i due mondi: le informazioni classificate CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o di livello superiore non sono trasmesse al servizio degli archivi storici della Commissione (articolo 15, paragrafo 3).

L'accesso del pubblico ai documenti è disciplinato dal regolamento (CE) n. 1049/2001. La procedura si regge su termini di quindici giorni lavorativi: l'istituzione risponde a una domanda iniziale entro 15 giorni lavorativi dalla registrazione; dopo un rifiuto il richiedente può presentare una domanda di conferma entro 15 giorni lavorativi; l'istituzione risponde a quest'ultima entro 15 giorni lavorativi. In casi eccezionali — un documento molto voluminoso, un numero molto elevato di documenti — il termine può essere prorogato di 15 giorni lavorativi, previa comunicazione motivata al richiedente.

Gli archivi storici sono disciplinati dal regolamento (CEE, Euratom) n. 354/83 del Consiglio: ogni istituzione apre al pubblico i propri archivi storici dopo 30 anni dalla creazione del documento. La Commissione deposita gli archivi aperti al pubblico presso gli Archivi storici dell'Unione europea all'Istituto universitario europeo di Firenze, che è il principale punto di accesso (decisione 2021/2121, articoli 16 e 18).

Orientamento, formazione e divulgazione (mansioni 10-12)

Queste mansioni riguardano meno un singolo testo e più la conoscenza del quadro abbastanza a fondo da saperlo spiegare: le definizioni qui sopra, chi è responsabile di che cosa e perché la gestione degli atti protegge l'istituzione — la decisione sugli atti si apre definendoli parte dei beni della Commissione, prova delle misure prese e strumento per preservarne la memoria.

Cinque coppie che si assomigliano

1. Due regole dei trent'anni. Gli archivi storici si aprono dopo 30 anni (regolamento 354/83, articolo 1). Separatamente, in base al regolamento 1049/2001 un'eccezione all'accesso può applicarsi per un periodo massimo di 30 anni — restando possibile una protezione più lunga per la vita privata, gli interessi commerciali e i documenti sensibili (articolo 4, paragrafo 7).
2. Documento, atto, fascicolo. Un documento diventa un atto quando è acquisito in un repositorio ufficiale; un fascicolo è un insieme di atti. Una domanda che li scambia tra loro mette alla prova l'articolo 3 della decisione sugli atti.
3. SIP, AIP, DIP. Il SIP entra, l'AIP resta conservato, il DIP esce. L'AIP è il pacchetto che l'archivio conserva.
4. Intellectual Entity in PREMIS. Non più un'entità autonoma di primo livello: dalla versione 3.0 è una categoria di Object.
5. Classificato contro storico. Il divieto di trasferimento dell'articolo 15, paragrafo 3, della decisione sugli atti parte da CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL; RESTREINT UE/EU RESTRICTED non ne è toccato.

Come prepararti da qui alle prove

• Leggi prima l'allegato II, poi i testi che stanno dietro ogni mansione. Dodici mansioni, uno o due testi di base ciascuna.
• Impara le definizioni alla lettera. A 80 secondi a domanda, riconoscere vale più che ricostruire.
• Esercitati nella tua lingua 2. Leggi la decisione sugli atti e il regolamento 1049/2001 nella lingua in cui sosterrai il test; EUR-Lex offre ogni atto in tutte le lingue ufficiali.
• Non trascurare gli sbarramenti. Non superare un test di ragionamento chiude il concorso prima che il tuo test di settore venga valutato. I test di ragionamento numerico e astratto hanno un punteggio minimo combinato, quindi un buon risultato nell'astratto può compensarne uno più debole nel numerico.
• Consulta il tuo account personale EPSO almeno ogni tre giorni di calendario, come richiedono le norme generali, e mantieni valido l'indirizzo e-mail del tuo EU Login fino alla pubblicazione dell'elenco di riserva.

Se il giorno della prova una domanda del test a scelta multipla ti sembra sbagliata, hai 3 giorni di calendario a partire dal giorno successivo alla prova per presentare reclamo tramite il tuo account personale; per i risultati dei test a scelta multipla non è possibile chiedere il riesame.

Lo stesso bando copre altri due settori affini: trattamento dei dati, analisi dei dati e statistiche e biblioteconomia e scienze dell'informazione. Per il confronto tra i gradi AST e AD, vedi la nostra guida ai concorsi AST.

Fonti

• Bando di concorso EPSO/AST/158/26 — GU C/2026/4963, 6.10.2026
• Pagina del concorso EPSO
• Decisione (UE) 2021/2121 della Commissione sulla gestione degli atti e gli archivi
• Regolamento (CE) n. 1049/2001 sull'accesso del pubblico ai documenti
• Regolamento (CEE, Euratom) n. 354/83 sugli archivi storici
• Decisione (UE, Euratom) 2015/444 della Commissione sulle informazioni classificate UE
• Modello di riferimento OAIS, CCSDS 650.0-M-2
• ICA — ISAD(G), seconda edizione

Tutto ciò che riguarda ammissibilità, prove, punteggi e scadenze è tratto dal bando di concorso. L'associazione tra mansioni, testi giuridici e standard è una nostra indicazione per la preparazione.